Cách ứng xử qua điện thoại khi bạn làm tại công ty Nhật Bản

Xin chào! sagojo – Công tuyển dụng đến từ Nhật Bản Plum jobs, rewarding lives www.sagojo.com Các công ty Nhật Bản có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc kinh doanh. Vì vậy mỗi nhân viên đều phải biết cách ứng xử qua điện thoại một cách đúng mực để tạo dựng hình ảnh chuyên ngiệp của công ty mình trong tâm trí khách hàng ngay cả qua những cuộc điện thoại. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số. cach-ung-xu-qua-dien-thoai-khi-ban-lam-tai-cong-ty-Nhat-Ban-1 Vì nói chuyện qua điện thoại là cách hội thoại gián tiếp không thấy mặt nhau nên chú ý về điều này. Sau đây chúng ta cùng tham khảo xem người Nhật nghe điện thoại ở công ty như thế nào nhé. Những điều cơ bản khi nói chuyện điện thoại: 

1. Nghe điện thoại trong vòng ba hồi chuông nếu có thể. Trường hợp sau hồi chuông dài mới nghe được thì câu đầu tiên phải nói: “Xin lỗi vì để phía bạn phải chờ đợi”.

2. Bên cạnh lúc nào cũng đặt giấy note và cây bút để khi có ghi chú được ngay khi cần thiết.

3. Câu đầu tiên khi nghe điện thoại là giới thiệu rõ ràng bản thân, tên công ty. Về điều này thì ấn tượng tên công ty sẽ vừa có mặt tốt, vừa có mặt xấu vì vậy bạn phải chú ý giọng điệu, thái độ khi nghe điện thoại. Với những cuộc điện thoại ngoài công ty, vì là tiếp chuyện với người ngoài nên đầu tiên phải giới thiệu tên công ty. Cũng có trường hợp đưa ra tên công ty + chức vụ + tên mình chẳng hạn như “Phòng kinh doanh X xin nghe”. Khi trò chuyện điện thoại trong công ty, vì chủ yếu là người cùng công ty hoặc cùng nhóm công ty nên không nhất thiết phải đưa ra tên công ty. Nhưng nhất thiết phải nói rõ chức vụ, phòng ban hay tên nhóm.

4. Khi nói chuyện điện thoại với người ngoài công ty, về căn bản bởi vì đối tượng giao tiếp là người ngoài nên nếu sử dụng kính ngữ (tôn kính, khiêm nhường) để cố gắng không gây bất lịch sự thì sẽ hiệu quả nhất.

5. Sau khi nhận được thông tin bên phía gọi, sẽ tiến hành chào hỏi chẳng hạn như “Cảm ơn vì sự giúp đỡ lâu nay”.

6. Khi bắt đầu câu chuyện nhất định phải ghi lại những thông tin cần thiết. Ghi thông tin không cần ghi nắn nót. Nếu không nghe được thông tin hay cảm thấy không yên tâm với những gì mình đã nghe được thì cũng phải cố gắng không thất lễ với đối phương. cach-ung-xu-qua-dien-thoai-khi-ban-lam-tai-cong-ty-Nhat-Ban-2

7. Khi không nghe được thông tin về tên tuổi thì nhất định phải hỏi số điện thoại.

8. Trường hợp nhận được lời nhắn thì cuối cùng phải nói rõ tên mình. Trường hợp nhận được câu “Làm phiền nhé” thì cũng phải nói tương tự. Cùng là câu chuyện qua điện thoại nhưng đối với cuộc điện thoại cùng công ty và ngoài công ty thì cách chào hỏi và sử dụng kính ngữ là khác nhau.

9. Giấy ghi thông tin nên được đặt trên mặt bàn trong tầm nhìn để người nhận dễ phát hiện ra.

  • cach-ung-xu-qua-dien-thoai-khi-ban-lam-tai-cong-ty-Nhat-Ban-1
  • cach-ung-xu-qua-dien-thoai-khi-ban-lam-tai-cong-ty-Nhat-Ban-2
  • cach-ung-xu-qua-dien-thoai-khi-ban-lam-tai-cong-ty-Nhat-Ban-2

Bài cùng chuyên mục: